Boris Schapira - Sud Web

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Bonjour Boris, pourrais-tu te présenter, présenter le thème de votre conférence et nous dire à qui elle s'adresse ?

Salut ! Je m'appelle Boris et je suis membre de la Thym Sud Web (un jeu de mots entre les mots team et le thym). Sud Web est un événement itinérant qui se déroule chaque année dans le sud de la France, depuis 2011. Cette année, nous accueillerons une centaine de participants (intervenants incluss) à Anduze, les 25 et 26 mai.

Il s'agit d'une conférence multidimensionnelle : le vendredi se déroulent les conférences selectionées par l'équipe d'organisation, dédiées aux retours d'expériences et aux réflexions à partir d'expériences personnelles. Le samedi, nous adoptions le format du Forum Ouvert, où tout est possible. Nous souhaitons favoriser l'échange, inciter les participants à apprendrent les uns des autres lors de rencontres informelles. Les soirées communautaires le jeudi et le vendredi, sont aussi une bonne occasion de faire connaissance et de discuter de divers sujets dans un environnement convivial.

Nous essayons de réinventer notre formule chaque année, en partant de ce que nous avons aimé dans les éditions précédentes et en expérimentant davantage. L'édition 2018 est, par exemple, la première qui se tient à l'extérieur d'une grande ville.

Quelle est ton parcours et quel est ton rôle dans l'organisation de la conférence ?

J'ai 34 ans, Français, j'habite à Champcevinel et je suis le Customer Success Manager de Dareboost, un service en ligne d'analyse de performance web et de conseil d'optimisation. J'aide nos clients à utiliser l'outil, implémenter et respecter leur budget de performance. Cependant, mon travail de tous les jours n'a absolument rien à voir avec mes responsabilités dans l'organisation de Sud Web ! :D

Boris Schapira
Boris Schapira, photo Sud Web 2017, CC BY-NC-SA 2.0

Au sein de la Thym, je peux être amené à enfiler toutes les casquettes, allant de la comptabilité à la création des mailing, en passant par la gestion des réseaux sociaux et l'aide aux intervenants pour réfléchir ou travailler à leurs prises de parole. J'essaie de prêter attention à tout et à tout le monde pour aider les autres bénévoles quand ils en ont besoin et m'assurer que l'organisation de l'événement avance bien. J'apprends beaucoup, et dans de nombreux domaines.

Quelle est la philosophie, l'objectif de votre conférence ?

De nombreux événements sont déjà axés sur les connaissances techniques, sur l'apprentissage de savoir-faire. Nous essayons de construire quelque chose d'autre, d'interroger les "pourquoi" plutôt que les "comment", et de parler des savoir-être. Nous ne voulons pas entrer dans une posture de formation, et ne voulons pas que nos participants se concentrent sur ce qui leur a été enseigné pendant l'événement.

Ce que nous voulons, plutôt, c'est aider les intervenants et les participants à partager un moment, à comprendre les expériences des uns et des autres, à se motiver et à trouver le sens caché dans leurs actions quotidiennes. Pour accomplir cet objectif, nous valorisons les récits et retours d'expérience personnels de professionnels comme d'amateurs. Nous voulons créer des liens entre les gens : que l'histoire de chaque personne résonne dans notre propre expérience.

Nous sommes intéressés par le développement personnel mais ciblons quand même les professionnels du web, donc nous partageons un lien étroit avec d'autres conférences web. Disons que Sud Web se place quelque part entre Paris Web et TedX.

Comme décrit un jour par HTeuMeuLeuLeu, nous nous interrogeons sur comment créer de meilleurs sites pour un monde meilleur. À commencer par se poser la question de ce qu'on peut changer dans nos vies, dès le lundi suivant.

Nous voulons créer des liens entre les gens : que l'histoire de chaque personne résonne dans notre propre expérience.

Comment encouragez-vous les intervenants potentiels à venir parler à Sud Web ?

Sud Web a réuni, au fil des années, une communauté forte. Lors de chaque édition, plus de la moitié de nos participants sont des personnes qui ont déjà assisté à une ou plusieurs éditions précédentes. Notre grand défi est donc plutôt d'amener Sud Web à de nouvelles personnes.

La nature itinérante de l'événement est une des premières clés, permettant d'attirer une population locale, différente pour chaque édition. Notre programme, dicté par les tendances du moment et l'inspiration de notre communauté, nous permet d'aborder chaque année de nouveaux sujets, susceptibles d'attirer des profils de participants très différents.

De plus, les gens qui viennent à Sud Web sont souvent heureux de partager l'événement avec d'autres personnes. Parfois, ils les encouragent à acheter leurs billets et parfois, ils les invitent. Nous avons aussi l'appui d'entreprises fidèles à l'événement parce qu'elles apprécient notre travail. Elles offrent de nombreux billets chaque année, à leurs employés ou pour soutenir des programmes de promotion de la diversité.

En fin de compte, nous ne communiquons pas beaucoup sur l'événement : nous essayons d'être fidèles à nos valeurs et les billets se vendent d'eux-mêmes.

Participants, orateurs et organisateurs - Edition 2014
Edition 2014. Photo Sud Web 2014, CC BY-NC-SA 2.0

Quels sont les 2 ou 3 principaux problèmes que vous avez rencontrés lors de l'organisation de votre conférence ? Comment avez-vous résolu ces problèmes ?

Sud Web est organisé par une petite équipe de bénévoles qui n'a pas de structure hiérarchique bien définie et fonctionne largement par consensus. Nous avons parfois besoin d'un certain temps pour parvenir à ce consensus. Trouver le juste équilibre entre notre désir de congruence et de satisfaction professionnelle et la nécessité d'aller de l'avant dans l'organisation de l'événement n'est pas une tâche facile.

Nos valeurs fondatrices sont l'entraide, l'inclusion et la diversité. Pour honorer ces valeurs, nous traversons une phase au cours de laquelle nous nous efforçons consciemment de rechercher des personnes qui évoluent en dehors de notre zone de confort ou de notre environnement de travail habituel.

Nous parlons souvent à des gens qui ne voient pas le Web comme nous le faisons, ou qui travaillent sur des sujets que nous ne comprenons pas du tout. Nous faisons aussi l'effort d'aller vers les communautés sous-représentés dans le domaine de la technologie (personnes de couleur, femmes, LGBT, personnes handicapées, étrangers). À chaque fois, nous prenons grand soin de les aider à trouver leur voix, de les accompagner pour qu'elles expliquent ce qu'elles veulent partager.

C'est toujours un moment délicat car notre relation avec ces personnes est très éloignée de des habituels "appels à orateurs" et en même temps nous devons être très clairs sur ce que nous construisons. En effet, après ces échanges, parfois intenses, nous procédons à la phase de sélection qui constitue le programme final. Cette année, nous avons commencé plus de 90 conversations... mais le programme ne compte que 14 intervenants, que nous continuerons à accompagner jusqu'au dernier moment, en les aidant à extraire l'essence même de leur message.

Nos valeurs fondatrices sont l'entraide, l'inclusion et la diversité.

Je voudrais mentionner un troisième et dernier point particulièrement complexe à gérer cette année : la logistique. Nous avons essayé d'organiser le Sud Web le moins cher et le plus convivial que nous pouvions. Pour ce faire, nous avons choisi de nous éloigner d'une grande ville. Un pari qui présente des avantages, mais aussi des inconvénients. Cela nous aide, par exemple, à réduire le coût global pour la plupart des participants mais, par ailleurs, cela rend l'accès à Sud Web plus complexe pour les personnes les plus éloignées, en particulier les intervenants et les participants vivant à l'étranger.

Nous faisons tout ce que nous pouvons pour aider les participants à organiser leur voyage, en incluant dans le prix du billet l'hébergement, en mettant l'accent sur le covoiturage, mais la tâche est difficile. De plus, elle entraîne d'autres inconvénients (nous avons découvert tardivement que l'hébergement collectif proposé n'était pas particulièrement rassurant pour les femmes, qui peuvent se sentir vulnérables et que même si des alternatives sont possibles et que le billet est moins cher que beaucoup d'événements similaires, le fait d'en avoir fait l'option principale les éloigne de l'événement).

Anduze station
Station d'Anduze. Photo Sud Web 2018, CC BY-NC-SA 2.0

As-tu trouvé des outils ou des services particulièrement utiles ?

Nous utilisons Weezevent pour la vente de billets, Mailchimp pour les mailing, Slack pour discuter, Trello pour gérer les tâches, Google Mail, Drive et Docs pour collaborer sur les documents. Nous avons entièrement créé notre design et notre site web, ainsi que l'application web de sélection de nos discussions qui est open-source. Mais en fin de compte, nous passons la plupart de notre temps à remplir des tableurs.

Avec le recul, je dois admettre que nous avons passé beaucoup de temps sur certains sujets alors qu'il existe des solutions qui auraient pu nous faciliter la vie. Je pense que cette valeur "fait main" fait partie de l'authenticité de Sud Web, donc l'événement nécessite cet investissement mais pour un autre événement, je préfère utiliser une solution prête à l'emploi plutôt que de passer une centaine d'heures supplémentaires sur des outils multiples, à copier-coller de l'information.

Quels conseils donnerais-tu aux organisateurs de conférences qui se lanceraient dans leur premier événement ?

Rire Ne le faites pas, cela prend trop de votre temps personnel !

Plus sérieusement, je pense que le plus important est de s'entourer des bonnes personnes. Peu importe ce que vous voulez réaliser, votre équipe et sa compréhension profonde de ce que le collectif essaie de réaliser et de la façon de le faire est la seule chose qui compte vraiment. Cela vous aidera à surmonter les contretemps inattendus, les revers personnels, les incompatibilités d'humeur aussi, parfois. Quand on a ça, on a l'essentiel.

Forum en plein air à Sud Web
Forum en extérieur. Photo Sud Web 2017, CC BY-NC-SA 2.0

Pour le reste, faites correspondre vos efforts à vos valeurs. Si vos outils ne font pas partie de votre objectif, payez-les. Si vous n'avez pas besoin d'un grand espace dans un hôtel de luxe, faites quelque chose de plus simple. Si vous voulez aller au fond des choses, prenez le temps d'y réfléchir. Les conseils peuvent sembler simplistes, mais on perd rapidement de vue ce qu'on essaie d'accomplir une fois qu'on est absorbés par l'organisation.

Alors restez calme et concentrez-vous sur ce qui compte le plus (et si vous n'avez jamais pris le temps de le définir : commencez par là).

Je pense que la chose la plus importante est de s'entourer des bonnes personnes.

Merci Boris por ta participation à cette interview.

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Si vous êtes vous-même organisateur de conférences et que vous accepteriez d'être interviewé, n'hésitez pas à me contacter.


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